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Tipps für die Gestaltung Ihrer internen Social Media Guideline

Wenn Sie Social Media in Ihre Marketingkommunikation mit einbinden, stellt sich immer auch die Fragen, ob und wie Sie Ihre Mitarbeiter einbinden.

Wir empfehlen Ihnen, einige Richtlinien für die Nutzung von Social Media Portalen durch Ihre Mitarbeiter festzulegen. Diese können in einer „Social Media Guideline“ zusammengefasst und den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. 

Hier einige Tipps, welche Themen in einer Guideline behandelt werden sollten.

Ziele

Welche Ziele verfolgen Sie mit der Nutzung von Social Media? Definieren Sie Ihre Ziele und teilen Sie diese Ihren Mitarbeitern mit. Damit sie verstehen, welche Zweck Social Media hat und wie der einzelne Mitarbeiter daran mitwirken kann.

Inhalte

Erklären Sie Ihren Mitarbeitern, wie Sie die Social Media Portale nutzen und welche Inhalte Sie verbreiten wollen.

Verdeutlichen Sie Ihren Mitarbeitern, welche Informationen geheim sind und geschützt werden müssen.

  • Beispielsweise sollten Kundennamen nicht erwähnt werden, wenn der Kunde nicht zugestimmt hat als Referenz verwendet zu werden.
  • Auch sollte ein Mitarbeiter nicht über Facebook oder ein anderes Portal posten, dass er gerade einen neuen potentiellen Kunden besucht.  Das wäre eine wertvolle Information für den Wettbewerber.

Zur Einfachheit schlagen wir vor: Kundennamen sind tabu. Nur Marketing Mitarbeiter bzw. autorisierte Mitarbeiter dürfen Namen der Kunden verwenden.

Generelle Regeln für die Kommunikation im Web

  • Offen und ehrlich kommunizieren
  • Kritik freundlich und konstruktiv, keine Beleidigungen
  • Bilder: der Abgebildete muss der Veröffentlichung zustimmen
  • Urheberrechte beachten, z. B. bei Videos und Brands

Stil und Netiquette

Auch wenn im Social Network ein lockerer Umgangston herrscht, so gilt es doch, eine Netiquette einzuhalten. Mitarbeiter sollten grundsätzlich nichts Schlechtes über andere Kollegen, Chefs, Kunden oder Partner schreiben.

Weder im Namen des Unternehmens noch im eigenen Namen. Denn auch im privaten Profil ist oft das Unternehmen als Arbeitgeber hinterlegt und so können schnell Rückschlüsse auf Ihre Unternehmen gezogen werden.

Der Ton darf locker sein. Im Social Network ist eine menschliche und persönliche Kommunikation entscheidend. Die wenigsten User haben Interesse an PR Texten, diese kann er in Magazinen oder auf Ihrer Webseite nachlesen.

Trennung zwischen Privatem und Geschäftlichen

Einige Mitarbeiter werden wahrscheinlich Social Media Portale heute schon privat nutzen. Hier sollte nach Möglichkeit versucht werden, zwischen privaten und geschäftlichen Einträgen bzw. Profilen zu unterscheiden und diese zu trennen.

Eine Möglichkeit ist, XING und LinkedIn rein beruflich, Facebook eher privat zu nutzen.

So kann ein Mitarbeiter Facebook privat nutzen und über das private Profil beispielweise Veranstaltungstipps oder Stellengesuche Ihres Unternehmens weiterleiten.

Möchte er im Namen des Unternehmens posten, kann er dies direkt auf der Unternehmensseite tun.

Oder Sie geben Ihrem Mitarbeiter Administrator Rechte und er kann unter Ihrem Namen auf der Facebook Unternehmensseite posten. Für den Start empfehlen wir, nur einer kleinen ausgewählten Gruppe von Mitarbeitern den Administrator Status einzurichten.

Die private Nutzung von Social Media Portalen sollte nur in den Pausen gestattet werden oder Sie legen eine max. Nutzungszeit pro Tag fest. Grundsätzlich ist Privates privat und gehört nicht in die Arbeitszeit. Ggf. kann es aber für einige Mitarbeiter erforderlich sein, am Anfang etwas Zeit zu investieren, um sich mit den Portalen vertraut zu machen, um sie anschließend auch geschäftlich zu nutzen.

Format

Wenn Sie für Sie selbst die Richtlinien definiert haben, fassen Sie diese in einer kurzen Guideline zusammen. Eine bis zwei DIN A4 Seiten sollten ausreichend sein.

Wenn Sie die geschäftliche Nutzung der Social Media Portale durch Ihre Mitarbeiter fördern und ausweiten wollen, empfehlen wir eine Schulung für die Mitarbeiter. Diese kann beispielsweise in einem einstündigen Webcast erfolgen.

Hinter diesen Links finden Sie weitere Informationen:

Social Media Guideline Empfehlungen des BITKOM (PDF)
Übersicht deutscher Social Media Guidelines (Blog Artikel)
Übersicht mit Policies von 100 Unternehmen (Blog Artikel)
Social Media Governance von Microsoft (PDF)
BVDW Leitfaden „Social Media Code of Ethics” (PDF)

Ich wünsche Ihnen und Ihren Kollegen viel Spaß und Erfolg!

Über Maren

Marketing Beraterin und Macherin, spezialisiert auf Marketing für IT-Produkte in Deutschland. Mit einer großen Leidenschaft für Social Media.

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  1. Pingback: Social Media Guidelines im Video Format, zwei Beispiele « marke-f-it - 27/05/2012

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